ストレスチェックを実施し、集団分析の結果が届いた。
グラフを見てみると
「仕事の負担が高い」
「上司からの支援が低い」
「健康リスクが全国平均より高い」
といった結果が出ている。
そこで、
「では仕事を減らしましょう。」
「管理職にもっと声をかけてもらいましょう。」
とすぐに、対策を考えたくなるかもしれません。
しかし、MindCompassでは、集団分析の数字を見て、そのまま改善策を決めることはおすすめしていません。
集団分析は、職場の問題の「答え」を教えてくれるものではないからです。
むしろ
「この職場について、どこをもう少し詳しく確認すればよいのか」
を教えてくれるものだと考えています。
今回は、ストレスチェックの集団分析を、実際の職場改善へつなげるための考え方を紹介します。
集団分析でわかるのは「職場の傾向」
ストレスチェックの集団分析では、個人が特定されない形で結果をまとめることで、職場全体の傾向をみることができます。
例えば、
・仕事の負担
・仕事のコントロール
・上司からの支援
・同僚からの支援
・心理的・身体的なストレス反応
などです。
こうした結果を見ることで、
「この職場では仕事の負担を感じている人が多そうだ」
「他と比べて上司からの支援が低くなっている」
といった特徴を把握できます。
厚生労働省も、ストレスチェック制度では、個人のセルフケアとともに、集団分析の結果を活用して職場環境を改善することが重要だとしています。
ただし、ここで注意したいことがあります。
集団分析でわかるのは、あくまで【傾向】です。
なぜその結果になったのかまでは、数字だけでは分かりません。
例えば「仕事の負担が高い」と出たら？
集団分析で「仕事の量的負担が高い」という結果が出たとします。
最も分かりやすい解釈は
「仕事が多すぎるのではないか」
でしょう。
もちろん、それが実際の理由であることもあります。
しかし、同じ結果でも、職場では全く違うことが起きている可能性があります。
例えば、
・特定の時期だけ非常に忙しい
・一部の従業員に仕事が集中している
・急な仕事が頻繁に入って予定が立てにくい
・誰が何を担当するのか分かりにくい
・手順が整理されておらず、同じ仕事に時間がかかる
・人によって仕事の進め方が違い、調整に時間がかかる
などです。
もし原因が「役割分担の曖昧さ」だった場合、単純に仕事を減らしても改善しないかもしれません。逆に、新しく人を採用しなくても、仕事の流れを整理するだけで負担が軽くなる場合もあります。
つまり、「仕事の負担が高い」という数字と、「仕事量を減らす」という対策の間には、確認すべきことが残っているのです。
「上司の支援が低い」＝管理職に問題がある、でもない
もう一つ例を挙げてみます。
集団分析で
「上司からの支援が低い」
という結果が出たとします。
この数字だけを見ると、「管理職のコミュニケーションに問題がある」と考えてしまうかもしれません。
しかし、ここでもいくつもの可能性があります。
管理職自身が多忙で、部下と話をする時間を確保できていないのかもしれません。
上司は声をかけているものの、仕事について相談できるタイミングになっていないのかもしれません。
職場に「困った時は上司に相談する」という文化がまだないのかもしれません。
あるいは、上司は「支援している」と思っていても、部下側が必要としている支援とは内容が違っている可能性もあります。
この場合も、「上司の支援を増やしましょう」だけでは、具体的に何をすればよいのかわかりません。
大切なのは
その数字の背景で、実際に何が起きているのかを確認すること
です。
集団分析は「診断」ではなく「仮説を立てる材料」
MindCompassでは、集団分析をみるとき
数字 ➡ 結論
とは考えません。
まず、
数字 ➡ 仮説
として考えます。
例えば
「仕事の負担が高い」
という結果が出たら
「仕事そのものが多いのかもしれない」
「役割分担に偏りがあるのかもしれない」
「仕事の進め方に負担があるのかもしれない」
と、いくつかの可能性を考えます。
そのうえで、経営者や管理職、必要に応じて現場の方から話を聞き、
「実際にはどうでしょうか」
と確認します。
ここで初めて、分析結果と実際の職場につながってきます。
ストレスチェックの集団分析は、職場に何かの「診断名」をつけるためのもんではありません。職場を見る視点を増やすための材料として使う方が、実際の改善につながりやすいと考えています。
職場改善は、少しずつ始めてもよい
原因がある程度見えてきたら、次に改善策を考えます。
ここでも
「大きな制度を作らなければいけない」
と考える必要はありません。
例えば
「急な仕事が多く、予定が立てにくい」ことが負担になっているのであれば、まず「急ぎの仕事を依頼するときのルールを決める」だけでもよいかもしれません。
役割が分かりにくいのであれば、「誰がどこまで担当するのか、一度整理してみる」ところから始められます。
相談する時間がないのであれば、「月1回、10分だけ話す時間を設ける」という方法も考えられます。
職場改善というと、大きな改革を想像しやすいですが
現場で実行できる少しの変更を試してみる
事も重要です。
厚生労働省の資料でも、集団分析をもとに職場環境を評価し、対策を立案・実施したうえで、その効果を評価するという継続的な取組が示されています。また、経営側だけでなく、管理監督者や従業員が参加して進める方法も示されています。
「やって終わり」にせず、もう一度確認する
改善策を実施したら
「実施したから終わり」
にはしません。
例えば
‘「相談しやすくなるために、月1回の面談時間を作った」
とします。
その場合、
・実際に面談はできたか
・従業員は相談しやすくなったか
・管理職の負担が大きくなっていないか
・続けられそうか
などを確認します。
うまくいってれば続けます。
あまり効果がなければ、方法を少し変えます。
そして翌年にストレスチェックを実施したときには
「昨年と比べてどう変わったか」
を見ることができます。
集団分析の価値は、一度の結果だけを見ることではありません。
毎年確認することで
「この取り組みは続けた方がよさそうだ」
「ここは思ったほど変化しなかった」
と、職場改善の効果を考える材料になります。
厚生労働省も、小規模事業者向けマニュアルの中で、集団分析について経年変化を見ることの重要性を示しています。
悪い数字だけを見る必要もありません
集団分析を見ると、どうしても全国平均より悪いところや、数値の低いところに目が向きます。
ただ、職場改善では、
「何がうまくいっているのか」
を見ることも大切です。
例えば
「同僚からの支援が高い」
という結果が出ているのであれば、それはその会社の強みかもしれません。
「忙しいときに自然と助け合えている」
「新人に周囲が声をかけている」
「仕事について相談しやすい」
といった背景があるかもしれません。
その場合は
「なぜここはうまくいっているのだろう」
と確認してみます。
そして、うまく行っている仕組みをなくさないようにする。
場合によっては、別の部署にも応用する。
改善とは、悪い問い頃を直すことだけではありません。
今できていることを確認し、続けることも職場改善の一つです。
MindCompassが考える、集団分析から職場改善までの流れ
ここまでの内容を整理すると、MindCompassでは次のように考えています。
①数字を見る
まず、集団分析から職場の特徴を確認します。
⇓
②仮説を立てる
「なぜこの結果になったのだろう」と、考えられる背景を整理します。
⇓
③実際の職場に確認する
経営者、管理職、必要に応じて従業員の話を聞き、数字と実際の職場を照らし合わせます。
⇓
④小さな改善策を考える
現場で実行できる方法から始めます。
⇓
⑤効果を確認する
実施できたか、何が変わったかを確認し、必要であれば方法を見直します。
⇓
⑥次回のストレスチェックで変化を見る
毎年繰り返すことで、少しずつ職場を整えていきます。
この中で、わたしたちが特に大切にしているのが、
②と③を飛ばさないこと
です。
分析結果が出たからといって、すぐに「この対策をしましょう」と決めるのではありません。
数字から考えられることと、実際に職場で起こってることの両方を確認してから、改善方法を考えます。
ストレスチェックを「会社について考える機会」に
ストレスチェックは、年に一度実施しなければならない検査として捉えることもできます。
しかし、それだけでは少しもったいないと思います。
一人ひとりにとっては、自分自身の状態を振り返る機会。
会社にとっては、自分たちの職場を振り返る機会。
そのために集団分析を活用することができます。
そして、
数字を見る。
仮説を立てる。
職場に確認する。
できることを試す。
もう一度確認する。
この流れを毎年繰り返していく。
大きく職場を変えるのではなく、毎年少しずつ働きやすい職場へ近づけていく。
ストレスチェックを、そのためのきっかけとして活用してほしいと考えています。
MindCompassでは、ストレスチェックの実施や集団分析だけでなく、分析結果の説明、職場の状況確認、改善方法の検討、その後の取組状況の確認まで支援しています。
「結果は出たけれど、ここから何をすればよいのかわからない」
という場合には、まず結果と今の職場の状況を一緒に整理するところから始めることができます。
